Gebruiksplan Grote Kerk

Gemeente : Hervormde Gemeente Vollenhove – Sint Jansklooster

Betreft gebouw: Grote Kerk te Vollenhove

Versie: 3.0

Datum: 24-06-2020

 

Wij volgen de richtlijnen voor erediensten en andere kerkelijke bijeenkomsten, zoals gepubliceerd door de PKN. Dit gebruiksplan is een uitwerking van deze richtlijnen.

 

De regelgeving is sterk aan verandering onderhevig. Dit gebruiksplan wordt bijgesteld zodra hier aanleiding voor is.

versie 3.0 ( 24-06-2020)

 

1. inhoud

 

2  doel en functie van dit gebruiksplan. 3

2.1  doelstelling in het algemeen. 3

2.2  functies van dit gebruiksplan. 3

2.3  fasering. 3

2.4  algemene afspraken. 3

3  gebruik van het kerkgebouw.. 4

3.1  diensten op een zondag. 4

3.1.1  aanvangstijden voor de dienst 4

3.2  gebruik kerkzaal 4

3.2.1  plaatsing in de kerkzaal 4

3.2.2  capaciteit in een anderhalvemeter-situatie. 4

3.2.3  normale capaciteit en aangepaste capaciteit 5

4  concrete uitwerking. 6

4.1  Gerelateerd aan het gebouw.. 6

4.1.1  routing. 6

4.1.2  Gebruik van kerkplein en hal 6

4.1.3  garderobe. 6

4.1.4  parkeren. 6

4.1.5  toiletgebruik. 6

4.1.6  reinigen en ventileren. 6

4.1.7  Gebruik van de sacramenten. 7

4.1.8  Zang en muziek. 7

4.1.9  Collecteren. 7

4.1.10  Koffiedrinken en ontmoeting. 7

4.1.11  Kinderoppas en kindernevendienst 7

4.2  Uitnodigingsbeleid. 7

4.2.1  Ouderen en kwetsbare mensen. 7

4.3  taakomschrijvingen. 7

4.3.1  coördinatoren. 8

4.3.2  kerkenraad, diaconie en voorganger. 8

4.3.3  techniek. 8

4.3.4  muzikanten. 8

4.4  tijdschema. 8

5  besluitvorming en communicatie. 9

5.1  Besluitvorming. 9

5.2  Communicatie. 9

6  overige bijeenkomsten, vergaderingen. 10

6.1  Overige bijeenkomsten en vergaderingen. 10

 

2doel en functie van dit gebruiksplan

 

2.1doelstelling in het algemeen

Met dit gebruiksplan willen we:

• bijdragen aan het terugdringen van de verspreiding van het coronavirus tot er een vaccin is, zodat de zorg het aankan. Als kerk willen we daarin onze verantwoordelijkheid nemen;
• bijdragen aan het beschermen van de meest kwetsbaren. We zien het maken van goed doordachte keuzes als een vorm van naastenliefde;
• volop kerk zijn vanuit ons (kerk)gebouw en vanuit onze huizen. We willen verbinding blijven zoeken met God, zijn Woord en met elkaar om toegerust in de wereld te staan.

 

2.2functies van dit gebruiksplan

1. We beschrijven hierin de inrichting, organisatie en procedures tijdens de zogenoemde controlefase van de coronacrisis;
2. De mensen die meewerken aan het voorbereiden en organiseren van samenkomsten zullen we op basis hiervan instrueren;
3. Op basis van dit plan zetten we de communicatie op naar alle betrokkenen binnen en buiten onze gemeente;
4. Dit plan is online te vinden op de website en op papier in ons kerkgebouw aanwezig. We zijn hiermee aanspreekbaar voor bijvoorbeeld de veiligheidsregio.

2.3fasering

• Vanaf 1 juni tot 1 juli 2020 mogen kerkdiensten met een maximum van 30 personen gehouden worden. We houden in  deze periode één proefdienst met genodigden zoals kosters en coördinatoren waarin we evalueren en bijstellen;
• Vanaf 1 juli schalen we de kerkdienst op naar het maximum aantal gemeenteleden ( exclusief voorganger, ambtsdragers, koster, coördinatoren, organisten) wat volgens de 1,5 meter norm past in het gebouw.

 

2.4algemene afspraken

Wij vinden ontmoeting, gesprek en nabijheid belangrijk. Toch willen we in het kader van onze doelstelling:

• anderhalve meter afstand houden tussen mensen die niet tot hetzelfde huishouden behoren;
• mensen die ziek of verkouden zijn dringend verzoeken om thuis te blijven, samen met anderen uit hun huishouden;
• de samenkomsten zo inrichten dat we op het gebied van organisatie, routing en hygiëne voldoen aan de richtlijnen en voorschriften van de overheid / het RIVM en de vanuit de Protestantse Kerk Nederland (PKN) aangereikte richtlijnen;
• op de hoogte blijven van ontwikkelingen en aanwijzingen. We leren, evalueren en stellen bij vanuit de praktijk. Dat betekent dat we dit gebruiksplan regelmatig  actualiseren.

 

3gebruik van het kerkgebouw

 

3.1diensten op een zondag

Vooralsnog willen we beginnen met één ochtenddienst per zondag. Per 1 juni mag dit met maximaal 30 personen. Vanaf 1 juli mag het maximum aantal personen binnen de 1.5 meter norm per dienst aanwezig zijn in de Grote Kerk. ( Exclusief voorganger, ambtsdragers, etc.)

 

3.1.1aanvangstijden voor de dienst

Aanvangstijd van de ochtenddienst is gewoon 10.00 uur.

 

3.2gebruik kerkzaal

Het protocol gaat uit van de ‘anderhalvemeter’ tussen bezoekers. 

 

Let op: De overheid maakt voor theaters, horeca en kerken een uitzondering door personeel uit te sluiten van het maximum aantal bezoekers.

Het maximum aantal bezoekers is dus exclusief een ieder die rond de bijeenkomst een rol vervult.

 

3.2.1plaatsing in de kerkzaal

De Grote Kerk beschikt over vaste banken en rijen met losse en gekoppelde stoelen.

 

koppelen van stoelen

Bij stoelen die in rijen blijven staan, geldt de verplichting om ze te koppelen. Wanneer stoelen vanaf een stapel meegenomen worden naar de kerkzaal, is er geen verplichting om stoelen te koppelen. Dit omdat er minder stoelen in de ruimte staan die geen volle rijen vormen. Deze uitzondering op de regel geldt in een situatie waarbij het aantal zitplaatsen is beperkt tot maximaal 100.

 

3.2.2capaciteit in een anderhalvemeter-situatie

In het algemeen geldt:

• Verplichte looproute in de kerk
• Gezinnen nemen plaats in de banken.
• Bij de stoelen laat men 2 stoelen vrij als verplichte ‘veilige tussenruimte’
• Om de 1,5 meter te houden worden de stoelen en  banken om de andere rij gesloten voor gebruik.
• De plaatsen direct aan het gangpad blijven onbezet. Dit geld voor zowel de stoelen als de banken.
• Mensen gaan vanaf de linkerkant(vooraanzicht) de rijen met stoelen in en sluiten zo veel mogelijk aan. ( Met 2 stoelen tussenruimte en in de banken 1,5 m natuurlijk )
• Men verlaat de rijen met stoelen vanaf de rechterkant (vooraanzicht) en op aanwijzing van een coördinator/koster.
• huisgenoten mogen bij elkaar zitten.
• het maximum aantal betreft het totaal aantal kerkgangers in het gebouw exclusief het kerkelijk team van - bijvoorbeeld - koster, predikant, kerkelijk werker, organist, ambtsdragers.

 

3.2.3normale capaciteit en aangepaste capaciteit

 

Zaal	Normaal gebruik	Aangepast gebruik per 1 juni	Aangepast gebruik per 1 juli
kerkzaal	kerkdiensten en gemeentevergaderingen 600 zitplaatsen / xx oppervlakte	kerkdiensten (in de oefenmaand advies: max. 1 op zondag); 30 zitplaatsen;  banken kunnen gesloten blijven	kerkdiensten met het maximum aantal zitplaatsen binnen de 1,5 mtr norm.
consistorie	kerkenraad voor de dienst	voorganger + ouderling van dienst.   voor overige doelen: gesloten.	voorganger + ouderling van dienst.   voor overige doelen: gesloten.

 

4concrete uitwerking 

4.1Gerelateerd aan het gebouw

 

4.1.1routing

• De coördinator moet bij binnenkomst van gemeenteleden vragen naar de gezondheidstoestand ( triage ) en bij zichtbare klachten mensen verzoeken naar huis te gaan, eventueel met hun huisgenoten.
• Men komt de kerk binnen via de hoofdingang en verlaat na de dienst de kerk via de achteruitgang op aanwijzingen van de coördinator/koster.
• De looproute wordt aangegeven.

 

binnenkomst van de kerk

• De deuren zijn geopend zodat mensen geen deurklinken of klapdeuren hoeven aan te raken.
• In de hal staat desinfectiemiddel.
• Garderobe wordt niet gebruikt.
• De coördinator vraagt gezinnen in de banken plaats te nemen en overige gemeenteleden op verzoek een plaats te wijzen op de stoelen.
• De banken worden gevuld vanaf achter naar voren om zo min mogelijk bewegingsverkeer te hebben.
• Bij de stoelen moeten de gemeenteleden ook zoveel mogelijk aansluiten (wel met 2 stoelen ertussen !)

verlaten van de kerk

• De mensen in de banken mogen als eerste en op aanwijzing van de coördinator/koster de kerk verlaten en doen dit via de achteruitgang.
• Daarna mogen de mensen die op de stoelen zitten, op aanwijzing van de coördinator/koster,  vanaf de rechterkant (vooraanzicht)hun plaats verlaten en via de achteruitgang de kerk uitgaan. Dit alles met de 1,5 meter in acht nemende.
• iedereen wordt verzocht om niet buiten met elkaar te blijven praten.

 

4.1.2Gebruik van kerkplein en hal

Kerkgangers moeten direct de kerk binnengaan en niet buiten op het plein of in de hal (sociaal) groeperen..

 

4.1.3garderobe

De garderobe kan niet gebruikt worden ivm ophoping/filevorming van mensen in de hal waardoor de 1,5 meter afstand houden in gevaar komt.

 

4.1.4parkeren

Bij het parkeren op het terrein aan de Haven dient men ook de 1.5 meter te handhaven.

 

4.1.5toiletgebruik

Toiletgebruik moet tot een minimum beperkt worden. Er is één toilet beschikbaar.

Er is desinfectiemiddel aanwezig.

 

4.1.6reinigen en ventileren

Elke week wordt de kerk gereinigd en geventileerd. Indien er meerdere diensten per zondag zijn dan moet er direct na een dienst gereinigd en geventileerd worden.

Algemene richtlijnen voor alle bezoekers:

• geen handen schudden;
• regelmatig de handen wassen en/of gebruik maken van desinfecterende handgel met minimaal 70% alcohol;
• deel materialen (zoals bijbel of telefoon) niet met anderen.

 

4.1.7Gebruik van de sacramenten

avondmaal

In september zal er weer avondmaal gevierd worden. In welke vorm en hoe dat er dan uitziet is nu nog niet bekend maar zal zsm in dit gebruiksplan verwerkt worden.

 

doop

Predikanten worden gerekend onder de ‘contactberoepen’ . En alhoewel de 1.5 meter leidend is en blijft tussen mensen, kan een voorganger vanaf 1 juni bepaalde liturgische handelingen verrichten zonder deze afstand te handhaven. Het gaat om dopen, bevestiging van ambtsdragers, huwelijks(in)zegening en ziekenzalving.

 

4.1.8Zang en muziek

Gemeentezang is vooralsnog helaas niet mogelijk. Per dienst zullen er enkele zangers op het hoge koor de dienst voorzien van zang.

 

4.1.9Collecteren

Het gebruik van doorgeefzakken is niet mogelijk. De gemeente wordt gestimuleerd om digitaal hun collectegeld over te maken.

 

4.1.10Koffiedrinken en ontmoeting

Gelet op de voorschriften van het RIVM kan dit voorlopig niet.

 

4.1.11Kinderoppas en kindernevendienst

Voorlopig is er geen kinderoppas en geen kindernevendienst.

 

4.2Uitnodigingsbeleid

Gemeenteleden moeten een plaats reserveren voor de kerkdiensten.

Dit wordt verplicht door de overheid om zo bron- en contact onderzoek te vergemakkelijken wanneer er wel een uitbraak van het coronavirus komt in onze regio. Ook is het potentiële aantal bezoekers groter is dan het toegestane maximum voor het gebouw (in de huidige situatie). Het doel is dat

mensen zich welkom en uitgenodigd voelen en dat we het zo organiseren dat we mensen niet hoeven wegsturen.

 

• Gemeenteleden worden persoonlijk geïnformeerd en krijgen een brief thuis waarin ze zich kunnen aanmelden via reservering@hervormdvollenhove.nl
• Dit aanmeldingsadres staat ook vermeld in de Nieuwsbrief, Kerkblad en op onze website.
• Via brieven zullen ook de campings in de omgeving op de hoogte gebracht worden.
• De gemeente wordt in groepen verdeeld, A, B en C.
• Per zondag worden er twee groepen tegelijk uitgenodigd.
• We bewaren per dienst een paar plaatsen voor (vakantie)gasten.

 

4.2.1Ouderen en kwetsbare mensen

• Oudere gemeenteleden moeten zelf hun verantwoording nemen aangaande het bezoek aan de kerkdiensten. De kwetsbare gemeenteleden wordt toch vooral verzocht de diensten online te volgen.
• halen en brengen: de richtlijnen van het RIVM laten vooralsnog geen ruimte om gemeenteleden, anders dan eigen gezinsleden, met de auto te halen en te brengen voor de erediensten. De online vieringen blijven voor deze gemeenteleden vooralsnog het middel om bij de erediensten betrokken te blijven.

 

4.3taakomschrijvingen

 

4.3.1coördinatoren

Voor iedere eredienst zijn er één of twee coördinatoren. Zij ontvangen mensen en wijzen ze hun plek. Ze zien verder toe op de getroffen maatregelen.
Zij zullen herkenbaar aanwezig zijn in de kerk.

 

4.3.2kerkenraad, diaconie en voorganger

• Namens de kerkenraad zal er één voorganger, één ouderling (tevens ouderling van dienst), een diaken en één kerkrentmeester vertegenwoordigt zijn.
• Het consistoriegebed vind plaats in de consistorie met alleen de voorganger en ouderling van dienst.
• De ouderling van dienst geeft een hoofdknik in plaats van een handdruk naar de voorganger bij aanvang van de dienst.

 

4.3.3techniek

De dienst zal via beeld en geluid ook live te volgen zijn.

Gebruikte microfoons e.d. worden na de dienst gereinigd.

 

4.3.4muzikanten

Wanneer zangers een dienst gaan ondersteunen, zingen zij op het hoge koor mbv een microfoon. Ook zijn daar hun zitplaatsen (stoelen)

 

4.4tijdschema

 

wanneer	wat	wie
	zaterdag
avond	ramen in de kerkzaal staan open om te ventileren	koster
	zondag
zondag 9:15u	deuren van het gebouw open Ventileren	koster
	toiletten en deurklinken reinigen	koster
9:15u	Zangers aanwezig microfoons klaarzetten	Koster/techniek
9:15u	techniek aanwezig
10:00u	aanvang dienst
11:00	afsluiting dienst
	ventileren
	reinigen: - stoelen, banken en tafels - toilet en deurklinken reinigen
	reinigen mengtafel, microfoons, laptop	techniek
	zaal afsluiten – ramen kerkzaal blijven open	koster

.

5besluitvorming en communicatie

5.1Besluitvorming

Dit gebruiksplan is door de kerkenraad van de Hervormde Gemeente Vollenhove- Sint Jansklooster akkoord bevonden en als zodanig in werking treden bij de te houden kerkdiensten in coronatijd.

 

5.2Communicatie

Dit gebruiksplan zal verspreid worden per mail naar kerkenraad, kosters en coördinatoren . Voor de gemeente zal er een papieren versie in de kerk liggen en digitaal verspreid worden naar de gemeente via de Nieuwsbrief, website van de kerk. Gedeeltes van dit gebruiksplan, en dan met name over de reservering en algemene huisregels, zullen via de Nieuwsbode, kerkblad en voor eigen gemeenteleden per brief geïnformeerd worden

 

6overige bijeenkomsten, vergaderingen.

 

6.1Overige bijeenkomsten en vergaderingen

Hoewel het ernaar uitziet dat binnenkort weer meer activiteiten mogelijk zijn, is het goed om per activiteit na te gaan of het handig is die (al) te plannen. Daarom geldt bij alle activiteiten het volgende:

• kunnen we de bijeenkomst uitstellen? Zo ja: dan kiezen we voor uitstellen;
• is het mogelijk digitaal te vergaderen? Zo ja: dan kiezen we voor digitaal;
• zijn er toch zwaarwegende redenen elkaar fysiek te ontmoeten? Dan vergaderen we in een ruimte waar we de regels kunnen naleven. We richten de zaal zo in, dat deelnemers op tenminste anderhalve meter afstand van elkaar kunnen plaatsnemen. Er worden geen consumpties gebruikt.